Te voy a enseñar un par de directrices para ahorrarte muchos pasos cuando sea tu turno de rendir un fondo financiado por CORFO u otro como Start-up Chile. Este artículo es como un “meet me at the middle” kind of thing con tips y herramientas que con poco esfuerzo, te evitarán un par de dolores de cabeza en el futuro.
Aprendí de operaciones empresariales, tributarias y financieras cuando trabajaba como consultor en Proyectae. Ahí fue también que escuchaba del temor por la rendición de fondos #CORFO y subsidios en general; estando en Fapro le fui perdiendo el miedo a medida que ganaba experiencia.
Cómo evitar sobrecarga de trabajo al rendir fondos CORFO
A veces uno está tan sumergido en “hacer la pega” del día a día y contra el tiempo, que se toman decisiones apresuradas que pueden llegar a costar algo más que unas canas y doler millones de pesos…como pagar tarde #Previred o que se te olvide el #F29.
Afortunadamente no es rocket science, pero en el fondo el tema es que nadie te lo enseña. A mí me lo enseñaron en la consultora y en Fapro lo hemos ido mejorando con el tiempo entre varios emprendedores y empresarios que comparten su know how para mejorar día a día.
Tomate 15 minutos entre lo que dura la lectura y aplicar las recomendaciones en tu sistema de gestión (si no tienes uno, en serio háblame y te ayudo a empezar con esto). Luego aplica estas directrices a otras áreas y verás como empieza a bajar tu stress laboral por sobrecarga.
¿Cómo nos dimos cuenta que esto era un tema?
Estábamos a fines de 2020 cuando nos avisan que Fapro había sido seleccionado para formar parte del programa Ignite de #StartupChile que comenzaría en marzo del año siguiente, una parte de nosotros estaba contenta porque recibiríamos un financiamiento “equity free” no menor y una serie de asesorías y conexiones que no olvidaremos nunca.
Por otra parte, estaba un poco preocupado por este mito de que de las platas CORFO son un cacho al momento de rendir cuentas, y claro seguramente sería mi pega esa parte. Así que leí todos los instructivos, el famoso playbook que te entregan antes de empezar y me fui dando cuenta de que podría ser más fácil de lo que creía.
En el fondo, el proceso se podría agrupar en tres pasos, primero la empresa tiene que proponer un plan de gastos al inicio del proyecto, luego validarlo con los asesores y finalmente demostrar su cumplimiento.
Cada uno de estos pasos tiene sus particularidades y no entraré en detalle porque es probable que vayan cambiando en el tiempo, te mostraré tips de cómo gestionar la información para que sin importar las reglas a las que te enfrentes, no sea una sobrecarga de trabajo y sea simplemente, un trabajo.
Es normal tener incertidumbres en cuanto al futuro del proyecto y en qué se gastará el dinero; afortunadamente estos fondos están bien pensados en ese sentido y categorizan los gastos por objetivos-cuenta-item, por lo que podrás reaccionar en caso tengas un cambio de planes con un proveedor o renuncie un colaborador, etc.
Ahora, al grano con los tips. Aunque me costó abstraerme del caso específico de mi experiencia con #startupchile, puedo decir que estos son los principios fundamentales para lograr una gestión operacional que permita no sufrir con estos procesos.
Sé razonable al momento de estimar
Suena obvio, pero no te confíes. La razonabilidad depende del contexto y por eso te recomiendo que uses muy bien el tiempo con el asesor de Start-up Chile.
Seguro ha visto antes otros proyectos similares al tuyo, pregúntale si le hacen sentido los valores que estás considerando para cada ítem y antes de lanzarte de cabeza a los flujos futuros, prepara la primera reunión financiera con un listado de los gastos que quieres incluir.
Es común intentar responder a todas las preguntas en la primera instancia, pero tiende a marear a todos. Comienza por lo básico, valida los supuestos y observa cuáles aspectos le generan dudas a tu asesor para que levantes un par de presupuestos al respecto y mejores la confianza (así también mejorarás la toma de decisiones). No te apresures, ya habrá tiempo para proyectar.
Pablo Carrasco | CFO Fapro y líder de operaciones
Dedica micro esfuerzos “pro orden”
Una cosa es recopilar antecedentes para Start-up Chile y otra muy distinta es llevar un sistema de gestión.
Ya sabes que al final del período tendrás que dar cuentas y demostrar los gastos, créeme cuando te digo que lo más rentable para tu tranquilidad mental es que leas las normas de rendición para cada tipo de item que proyectaste y los tengas muy presentes durante el proceso. Entiendo que el día a día te puede dejar sin tiempo para estas cosas, por eso te recomiendo hacerte a ti mismo la pega más fácil destinando una carpeta para estos temas.
Si es física, escribe comentarios en los encabezados de los papeles para que sea más fácil recordar de qué se trataba ese documento. Por otro lado si es digital, apóyate en alguna herramienta cloud como Google Drive, oneDrive o Dropbox. No es lo mismo saber dónde buscar, que tener que buscar dónde buscar.
Sé lo más trazable que puedas entre los contextos
- A medida que vayas gastando o “te topes” con los respaldos para el futuro, espero que tengas el cuidado de guardarlos con un nombre que sea coherente con lo que proyectaste.
- Utiliza nombres de archivo estratégicos y descriptivos, no te dejes llevar por el nombre por defecto que trae el documento al momento de descargarlo.
- Puede que sea necesario que abras esa planilla en la que planteaste tus proyecciones, por eso te recomiendo también tenerla a mano guardada en los favoritos.
- Tu yo del futuro de lo agradecerá.
Se entiende?
He vuelto a leer el artículo y creo que puedo agregar un último tip, que en Fapro aprendimos más tarde que temprano.
Nos estábamos complicando la vida tratando de incluir en la proyección de gastos las licencias de correos, anuncios y detallitos así, hasta que nos dimos cuenta de algo: “No es necesario proyectar TODOS los gastos futuros a los fondos”.
Al entender esta premisa, ahí estaba nuevamente nuestro amigo Pareto recordándonos el 80/20. El 80% de los gastos se explicaban con el 20% de los movimientos, es por eso que te recomiendo proyectar los gastos más grandes primero. Tal vez sea suficiente con esos y no tengas que darte la lata de andar recopilando las boletas de estacionamiento…
Entiendo que no todos aprecian el orden de la misma forma que yo (un poco TOC), aun así he visto que a todos les duelen las tareas repetitivas, en especial cuando no hay un orden. Asi que ya seas del primer o del segundo grupo, seguir estas recomendaciones te mantendrá más cerca de un estado de felicidad en el trabajo.
Y no solamente lo digo yo, ya se ha vuelto una costumbre que los asesores de estos procesos nos dicen que es un agrado trabajar con nosotros por lo mismo. Sabemos dónde están las cosas, es fácil para ellos corroborar la información y nos queda más tiempo para conversar de temas más allá que ¿Dónde guardaron tal o cual respaldo?
En caso te preguntes ¿De dónde sacaste esas teorías? bueno, gracias a los procesos que he formado parte como el programa Growth de Start-Up Chile, Algen de Acelera Latam, el Ignite de Start-Up Chile, un diplomado en Gestión de Calidad de la Universidad de Chile y la vida laboral misma.
Agenda ahora
Si te pareció útil el artículo, te nacen dudas o quieres agregar algo, siente la confianza de comentarlo abajo, yo te responderé, porque sé que emprender no es fácil y mantener una operación ordenada tampoco. Si logré inspirarte un poco que sea, te dejo dos alternativas para que tomes acción ahora:
- Crea un archivo para guardar los respaldos y haz un barrido entre tus correos y fotos para juntar parte de esos respaldos que aún no recopilas.
- Agéndame una videollamada y te ayudo a empezar
